Activités préparatoires

But

Accomplir toutes les activités préparatoires nécessaires à la tenue d’une élection en prenant soin de lire attentivement chacune des procédures identifiées ci-dessous et de les réaliser au fur et à mesure, dans l’ordre présenté.

Phase 1

La première phase des activités préparatoires consiste à :

  • Valider le profil de la circonscription et se familiariser avec les concepts d’endroits de gestion
  • Trouver un local pour le bureau principal et pour le(s) bureau(x) secondaire(s)
  • Prendre connaissance des règles relatives à la tenue de la révision et du vote dans les installations d’hébergement et au domicile de l’électeur
  • Identifier et confirmer l’imprimeur pour les bulletins de vote et les affiches
  • Trouver les locaux pour le vote par anticipation (BVA) et le vote le jour du scrutin (BVO)
  • Produire les demandes d’autorisation pour utiliser un endroit de vote non accessible le jour du scrutin
  • Planifier la révision et le vote dans les installations d’hébergement (IH) et au domicile de l’électeur
  • Faire la réquisition pour la téléphonie et identifier les fournisseurs pour l’ameublement
  • Valider l’accessibilité des endroits de gestion
1. Valider le profil de la circonscription
Intervenant Procédures
DS TER-0.1 Valider le profil de la circonscription
DS TER-0.2 Prendre connaissance des informations géographiques et socio économiques liées au territoire
DS TER-0.3 Rassembler les documents relatifs au territoire électoral
DS TER-0.4 Repérer les sections de vote qui seront possiblement à scinder pour le vote le jour du scrutin
DS TER-0.5 Planifier les mesures particulières
2. Endroits de gestion et accessibilité
Intervenant Procédures
DS EDU-0.1 Prévoir un espace pour l'activité Petits bureaux de vote du programme Électeurs en herbe
DS ENG-0.1 Se familiariser avec les concepts relatifs aux endroits de gestion
DS ENG-0.10 Planifier et transmettre le plan du bureau secondaire
DS ENG-0.11 Transmettre au DGE les 3 exemplaires du bail du bureau secondaire et les documents connexes
DS ENG-0.12 Saisir dans GEP les informations du bureau secondaire
DS ENG-0.15 Identifier l'endroit où siégera la CRI en milieu rural et semi-rural, s'il y a lieu
DS ENG-0.17 Contacter les responsables des IH
DS ENG-0.19 S'il y a lieu, planifier la CRRE
DS ENG-0.2 Rassembler les documents requis pour le choix des endroits de gestion
DS ENG-0.20 Saisir dans GEP les informations liées à la CRI et, s'il y a lieu, à la CRRE
DS ENG-0.23 Planifier les endroits pour le BVA
DS ENG-0.24 Saisir dans GEP les informations liées au BVA
DS ENG-0.25 Planifier les endroits pour le BVO
DS ENG-0.26 Saisir dans GEP les informations liées au BVO
DS ENG-0.3 Identifier l’endroit du bureau principal
DS ENG-0.4 Planifier et transmettre le plan d’aménagement du bureau principal
DS ENG-0.41 Produire et transmettre les demandes d'autorisation pour utiliser un endroit de vote non accessible le jour du scrutin DGE-3.8
DS ENG-0.43 Superviser la vérification des endroits de gestion sur le plan de l’accessibilité
DS ENG-0.44 Superviser la conception des plans de signalisation des endroits de gestion
DS ENG-0.5 Transmettre au DGE les 3 exemplaires du bail du bureau principal et les documents connexes
DS ENG-0.50 Planifier le BVAC
DS ENG-0.51 Saisir dans GEP les informations liées au BVAC
DS ENG-0.6 Saisir dans GEP les informations du bureau principal
DS ENG-0.7 Identifier l'endroit pour la formation ou le dépouillement à l'extérieur des bureaux du DS, le cas échéant
DS ENG-0.8 Saisir dans GEP les informations de l'endroit pour la formation ou le dépouillement à l'extérieur des bureaux du DS, le cas échéant
DS ENG-0.9 Identifier l'endroit du bureau secondaire, s'il y a lieu
3. Personnel électoral
Intervenant Procédures
DS PER-0.1 Convenir d'une répartition des tâches entre le DS et le DAS
DS PER-0.2 Embaucher et former l'assistant à l'accessibilité et aux endroits de gestion
4. Imprimeur
Intervenant Procédures
DS BUL-0.1 Identifier et confirmer l’imprimeur
5. Réquisition téléphonique et ameublement
Intervenant Procédures
DS ENG-0.28 Identifier les fournisseurs d’équipement, d’ameublement et de services et préparer les bons de commande
6. Feuilles de temps et remboursements
Intervenant Procédures
DS FIN-0.4 Transmettre une feuille de temps et de déplacement des DS et des DAS - DGE-565 et une demande remboursement
DS FIN-6 Faire une demande de remboursement

Phase 2

La deuxième phase des activités préparatoires consiste à :

  • Planifier la révision et le vote dans les établissements d’enseignement (BVEE)
7. Bureaux de vote en établissement d’enseignement (circonscriptions concernées uniquement)
Intervenant Procédures
DS ENG-0.29 Prendre connaissance des informations relatives à la révision et au vote dans les établissements d'enseignement
DS ENG-0.30 Contacter les responsables des établissements d'enseignement pour la tenue de la révision et du vote
DS ENG-0.31 Visiter les établissements d'enseignement et tester le matériel informatique
DS ENG-0.32 Saisir dans GEP les informations pour la CRSEE et le BVEE
DS ENG-0.33 Transmettre les Fiches d'information - Établissements d'enseignement

Phase 3

La troisième phase des activités préparatoires consiste à :

  • Planifier l’embauche du personnel du bureau principal
  • Planifier les horaires des différentes commissions de révision
  • Vérifier les rapports relatifs aux endroits de gestion
  • Se familiariser avec l’installation du matériel informatique
  • Établir les ententes de location ou de réservation d’espace
  • Évaluer les besoins en personnel électoral
8. Endroits de gestion
Intervenant Procédures
DS ENG-0.16 Prendre connaissance des règles relatives à la tenue de la révision et du vote dans les IH et au domicile de l’électeur
DS ENG-0.18 Compléter la planification de la révision itinérante (CRI)
DS ENG-0.21 Compléter la planification du BVIH et du BVI-BVDE
DS ENG-0.22 Saisir dans GEP les informations du BVIH et du BVI-BVDE
DS ENG-0.27 Prendre connaissance des informations relatives à la téléphonie
DS ENG-0.34 Déterminer les horaires pour la CRI et le BVIH dans les IH
DS ENG-0.35 Saisir dans GEP les horaires pour la CRI et le BVIH dans les IH
DS ENG-0.36 Déterminer les horaires pour la CRI en milieu rural et semi-rural et la CRRE
DS ENG-0.37 Saisir dans GEP les horaires pour la CRI en milieu rural et semi-rural et la CRRE
DS ENG-0.38 Déterminer et transmettre au DGE les demandes de dérogation à l'horaire pour le BVEE et la CRSEE
DS ENG-0.39 Saisir dans GEP les dérogations à l'horaire pour le BVEE et la CRSEE
DS ENG-0.40 Produire et vérifier tous les rapports relatifs aux endroits de gestion pour vous assurer de la conformité
DS ENG-0.42 Se familiariser avec l'installation du matériel informatique
DS ENG-0.45 Transmettre les caractéristiques du bureau principal et de son stationnement en prévision de la livraison du matériel électoral
DS FIN-0.3 Établir les ententes de location ou de réservation d’espace DGE-18 pour les endroits de gestion
9. Personnel électoral
Intervenant Procédures
DS PER-0.12 Prendre connaissance de l'autoformation des scrutateurs et secrétaires pour le BVO
DS PER-0.3 Établir l'organisation du travail au bureau principal et secondaire
DS PER-0.4 Déterminer le nombre de postes requis pour le personnel de la révision nommé par le DS
DS PER-0.5 Déterminer le nombre d'équipes d'agents réviseurs
DS PER-0.6 Déterminer le nombre de postes requis pour le personnel du vote nommé par le DS
DS PER-0.7 Contacter les préposés à l'information et au maintien de l'ordre (PRIMO)
IH-DE VOT-500 Gérer le vote par correspondance
10. Ressources financières
Intervenant Procédures
DS FIN-0.1 Faire la demande d'une petite caisse
DS FIN-0.2 Faire la demande de cartes d’achat et compléter le registre des transactions
FIN FIN-0.5 Faire un achat et remplir un bon de commande

Phase 4

La quatrième phase des activités préparatoires consiste à :

  • Planifier le calendrier des séances de formation
  • Rencontrer le personnel du bureau principal et le superviser jusqu’au décret
  • Se familiariser avec les rôles et les responsabilités des intervenants politiques
11. Ouverture du bureau principal
Intervenant Procédures
DS CAN-0.1 Se familiariser avec les rôles et les responsabilités des intervenants politiques
INF ENG-11 Installer l'équipement téléphonique
INF ENG-12 Installer le matériel informatique
INF ENG-14 Installer le Dispositif unifié de communication (DUCC) et le matériel connexe
MAT ENG-18 Recevoir le matériel électoral et informatique
MAT ENG-21 Procéder à l'inventaire du matériel reçu et le ranger
DS ENG-3 Installer le Dispositif d'accès unifié (DAU) au bureau principal
DS ENG-9 Aménager le bureau principal
DS PER-0.10 Tenir la rencontre avec le personnel du bureau principal
DS PER-0.11 Superviser le personnel du bureau principal pour les tâches à accomplir à compter du 15 août jusqu'à la prise du décret
DS PER-0.8 Planifier le calendrier des séances de formation du personnel de la révision et du vote
DS PER-0.9 Préparer la rencontre avec le personnel du bureau principal