Activités préparatoires
But
Accomplir toutes les activités préparatoires nécessaires à la tenue d’une élection en prenant soin de lire attentivement chacune des procédures identifiées ci-dessous et de les réaliser au fur et à mesure, dans l’ordre présenté.
La première phase des activités préparatoires consiste à :
- Valider le profil de la circonscription et se familiariser avec les concepts d’endroits de gestion
- Trouver un local pour le bureau principal et pour le(s) bureau(x) secondaire(s)
- Prendre connaissance des règles relatives à la tenue de la révision et du vote dans les installations d’hébergement et au domicile de l’électeur
- Identifier et confirmer l’imprimeur pour les bulletins de vote et les affiches
- Trouver les locaux pour le vote par anticipation (BVA) et le vote le jour du scrutin (BVO)
- Produire les demandes d’autorisation pour utiliser un endroit de vote non accessible le jour du scrutin
- Planifier la révision et le vote dans les installations d’hébergement (IH) et au domicile de l’électeur
- Faire la réquisition pour la téléphonie et identifier les fournisseurs pour l’ameublement
- Valider l’accessibilité des endroits de gestion
1. Valider le profil de la circonscription |
Intervenant |
Procédures |
DS
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TER-0.1
Valider le profil de la circonscription |
DS
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TER-0.2
Prendre connaissance des informations géographiques et socio économiques liées au territoire |
DS
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TER-0.3
Rassembler les documents relatifs au territoire électoral |
DS
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TER-0.4
Repérer les sections de vote qui seront possiblement à scinder pour le vote le jour du scrutin |
DS
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TER-0.5
Planifier les mesures particulières |
2. Endroits de gestion et accessibilité |
Intervenant |
Procédures |
DS
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EDU-0.1
Prévoir un espace pour l'activité Petits bureaux de vote du programme Électeurs en herbe |
DS
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ENG-0.1
Se familiariser avec les concepts relatifs aux endroits de gestion |
DS
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ENG-0.10
Planifier et transmettre le plan du bureau secondaire |
DS
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ENG-0.11
Transmettre au DGE les 3 exemplaires du bail du bureau secondaire et les documents connexes |
DS
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ENG-0.12
Saisir dans GEP les informations du bureau secondaire |
DS
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ENG-0.15
Identifier l'endroit où siégera la CRI en milieu rural et semi-rural, s'il y a lieu |
DS
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ENG-0.17
Contacter les responsables des IH |
DS
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ENG-0.19
S'il y a lieu, planifier la CRRE |
DS
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ENG-0.2
Rassembler les documents requis pour le choix des endroits de gestion |
DS
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ENG-0.20
Saisir dans GEP les informations liées à la CRI et, s'il y a lieu, à la CRRE |
DS
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ENG-0.23
Planifier les endroits pour le BVA |
DS
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ENG-0.24
Saisir dans GEP les informations liées au BVA |
DS
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ENG-0.25
Planifier les endroits pour le BVO |
DS
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ENG-0.26
Saisir dans GEP les informations liées au BVO |
DS
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ENG-0.3
Identifier l’endroit du bureau principal |
DS
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ENG-0.4
Planifier et transmettre le plan d’aménagement du bureau principal |
DS
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ENG-0.41
Produire et transmettre les demandes d'autorisation pour utiliser un endroit de vote non accessible le jour du scrutin DGE-3.8 |
DS
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ENG-0.43
Superviser la vérification des endroits de gestion sur le plan de l’accessibilité |
DS
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ENG-0.44
Superviser la conception des plans de signalisation des endroits de gestion |
DS
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ENG-0.5
Transmettre au DGE les 3 exemplaires du bail du bureau principal et les documents connexes |
DS
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ENG-0.50
Planifier le BVAC |
DS
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ENG-0.51
Saisir dans GEP les informations liées au BVAC |
DS
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ENG-0.6
Saisir dans GEP les informations du bureau principal |
DS
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ENG-0.7
Identifier l'endroit pour la formation ou le dépouillement à l'extérieur des bureaux du DS, le cas échéant |
DS
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ENG-0.8
Saisir dans GEP les informations de l'endroit pour la formation ou le dépouillement à l'extérieur des bureaux du DS, le cas échéant |
DS
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ENG-0.9
Identifier l'endroit du bureau secondaire, s'il y a lieu |
3. Personnel électoral |
Intervenant |
Procédures |
DS
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PER-0.1
Convenir d'une répartition des tâches entre le DS et le DAS |
DS
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PER-0.2
Embaucher et former l'assistant à l'accessibilité et aux endroits de gestion |
4. Imprimeur |
Intervenant |
Procédures |
DS
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BUL-0.1
Identifier et confirmer l’imprimeur |
5. Réquisition téléphonique et ameublement |
Intervenant |
Procédures |
DS
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ENG-0.28
Identifier les fournisseurs d’équipement, d’ameublement et de services et préparer les bons de commande |
6. Feuilles de temps et remboursements |
Intervenant |
Procédures |
DS
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FIN-0.4
Transmettre une feuille de temps et de déplacement des DS et des DAS - DGE-565 et une demande remboursement |
DS
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FIN-6
Faire une demande de remboursement |
La deuxième phase des activités préparatoires consiste à :
- Planifier la révision et le vote dans les établissements d’enseignement (BVEE)
7. Bureaux de vote en établissement d’enseignement (circonscriptions concernées uniquement) |
Intervenant |
Procédures |
DS
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ENG-0.29
Prendre connaissance des informations relatives à la révision et au vote dans les établissements d'enseignement |
DS
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ENG-0.30
Contacter les responsables des établissements d'enseignement pour la tenue de la révision et du vote |
DS
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ENG-0.31
Visiter les établissements d'enseignement et tester le matériel informatique |
DS
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ENG-0.32
Saisir dans GEP les informations pour la CRSEE et le BVEE |
DS
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ENG-0.33
Transmettre les Fiches d'information - Établissements d'enseignement |
La troisième phase des activités préparatoires consiste à :
- Planifier l’embauche du personnel du bureau principal
- Planifier les horaires des différentes commissions de révision
- Vérifier les rapports relatifs aux endroits de gestion
- Se familiariser avec l’installation du matériel informatique
- Établir les ententes de location ou de réservation d’espace
- Évaluer les besoins en personnel électoral
8. Endroits de gestion |
Intervenant |
Procédures |
DS
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ENG-0.16
Prendre connaissance des règles relatives à la tenue de la révision et du vote dans les IH et au domicile de l’électeur |
DS
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ENG-0.18
Compléter la planification de la révision itinérante (CRI) |
DS
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ENG-0.21
Compléter la planification du BVIH et du BVI-BVDE |
DS
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ENG-0.22
Saisir dans GEP les informations du BVIH et du BVI-BVDE |
DS
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ENG-0.27
Prendre connaissance des informations relatives à la téléphonie |
DS
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ENG-0.34
Déterminer les horaires pour la CRI et le BVIH dans les IH |
DS
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ENG-0.35
Saisir dans GEP les horaires pour la CRI et le BVIH dans les IH |
DS
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ENG-0.36
Déterminer les horaires pour la CRI en milieu rural et semi-rural et la CRRE |
DS
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ENG-0.37
Saisir dans GEP les horaires pour la CRI en milieu rural et semi-rural et la CRRE |
DS
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ENG-0.38
Déterminer et transmettre au DGE les demandes de dérogation à l'horaire pour le BVEE et la CRSEE |
DS
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ENG-0.39
Saisir dans GEP les dérogations à l'horaire pour le BVEE et la CRSEE |
DS
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ENG-0.40
Produire et vérifier tous les rapports relatifs aux endroits de gestion pour vous assurer de la conformité |
DS
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ENG-0.42
Se familiariser avec l'installation du matériel informatique |
DS
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ENG-0.45
Transmettre les caractéristiques du bureau principal et de son stationnement en prévision de la livraison du matériel électoral |
DS
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FIN-0.3
Établir les ententes de location ou de réservation d’espace DGE-18 pour les endroits de gestion |
9. Personnel électoral |
Intervenant |
Procédures |
DS
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PER-0.12
Prendre connaissance de l'autoformation des scrutateurs et secrétaires pour le BVO |
DS
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PER-0.3
Établir l'organisation du travail au bureau principal et secondaire |
DS
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PER-0.4
Déterminer le nombre de postes requis pour le personnel de la révision nommé par le DS |
DS
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PER-0.5
Déterminer le nombre d'équipes d'agents réviseurs |
DS
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PER-0.6
Déterminer le nombre de postes requis pour le personnel du vote nommé par le DS |
DS
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PER-0.7
Contacter les préposés à l'information et au maintien de l'ordre (PRIMO) |
IH-DE
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VOT-500
Gérer le vote par correspondance |
10. Ressources financières |
Intervenant |
Procédures |
DS
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FIN-0.1
Faire la demande d'une petite caisse |
DS
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FIN-0.2
Faire la demande de cartes d’achat et compléter le registre des transactions |
FIN
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FIN-0.5
Faire un achat et remplir un bon de commande |
La quatrième phase des activités préparatoires consiste à :
- Planifier le calendrier des séances de formation
- Rencontrer le personnel du bureau principal et le superviser jusqu’au décret
- Se familiariser avec les rôles et les responsabilités des intervenants politiques
11. Ouverture du bureau principal |
Intervenant |
Procédures |
DS
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CAN-0.1
Se familiariser avec les rôles et les responsabilités des intervenants politiques |
INF
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ENG-11
Installer l'équipement téléphonique |
INF
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ENG-12
Installer le matériel informatique |
INF
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ENG-14
Installer le Dispositif unifié de communication (DUCC) et le matériel connexe |
MAT
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ENG-18
Recevoir le matériel électoral et informatique |
MAT
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ENG-21
Procéder à l'inventaire du matériel reçu et le ranger |
DS
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ENG-3
Installer le Dispositif d'accès unifié (DAU) au bureau principal |
DS
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ENG-9
Aménager le bureau principal |
DS
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PER-0.10
Tenir la rencontre avec le personnel du bureau principal |
DS
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PER-0.11
Superviser le personnel du bureau principal pour les tâches à accomplir à compter du 15 août jusqu'à la prise du décret |
DS
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PER-0.8
Planifier le calendrier des séances de formation du personnel de la révision et du vote |
DS
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PER-0.9
Préparer la rencontre avec le personnel du bureau principal |